Les 10 bonnes pratiques
1 - Initialiser la démarche processus
Le sujet est plus complexe qu'il n'y paraît ! Conceptualiser seul dans son bureau sera parfois nécessaire notamment pour l'établissement d'une cartographie complète des procédures, mais rien ne remplacera une première expérience sur une procédure existante à améliorer.
2 - Convaincre les acteurs
Pour lever la résistance aux changements, il est essentiel d'expliquer pourquoi il est nécessaire de changer ! Les responsables ainsi que les opérateurs doivent comprendre et accepter les avantages du nouveau processus.
3 - Commencer par un processus déjà existant
En concertation avec les opérationnels, rechercher la procédure la plus simple et qui apportera le plus grand gain.
4 - Être prudent à tout digitaliser et choix d'un outil logiciel
Ne cherchez pas une automatisation systématique, certaines tâches resteront parfois manuelles. L'acquisition d'un outil de BPM (Business Process Management) n'est pas systématique, cependant il facilitera grandement l'implémentation de nouveaux processus.
5 - Construire la procédure avec les acteurs du terrain
La clé de la réussite réside dans le fait que les responsables ne participeront pas nécessairement à l'élaboration de la procédure.
6 - Tester et (re)tester
Pour convainvre, il est important de livrer un version utilisable.
7 - Valider avant la mise en production
Avancer pas à pas facilite la vérification de la procédure et l'adhésion. Les utilisateurs donne le « GO ».
8 - Annoncer les avantages pour les utilisateurs
L'utilisateur déclare : « Avec cette procédure, je gagne … »
9 - Écouter les demandes d'évolutions
Afin de renforcer l'adhésion des utilisateurs, toutes remarques doivent être prises en compte dans un délai raisonnable.
10 - Mesurer le ROI
Ceci est indispensable pour le responsable qui devra prendre des décisions sur la suite à donner.
